In dieser Funktion sind Sie der Leiterin Sekretariate unterstellt und insbesondere für folgende Arbeitsbereiche zuständig:

Administrative Unterstützung in der Verwaltung für die Geschäftsführung:

• Erstellung und Koordinierung des Schriftverkehrs und sonstiger Dokumente
• Organisieren externer und interner Veranstaltungen, einschliesslich der Vorbereitung von Dokumenten
• Organisieren und Koordinieren von Terminen und internen Sitzungen
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen

• Koordinieren sämtlicher Termine inklusive Jahresplanung und Verbuchen in den Agenden
• Planen und Vorbereiten von Sitzungen
• Einholen der Sitzungsunterlagen sowie Vor- und Nachbereiten
• Empfangsaufgaben für Gäste aus dem Ausland
• Bewirtschaften der Mailboxes
• Korrespondenz und Dokumentenverwaltung
• Erledigen allgemeiner Sekretariatsaufgaben: Empfang, Telefon, Postein-/-ausgang, Ablage und Archivierung
• Eventplanung von Jahresanlässen, Retreats, Symposien, Workshops, Mitarbeiterevents etc.

Ihr Profil
Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und eine sehr gute Allgemeinbildung mit. Zudem mehrjährige Erfahrung bei einer ähnlichen Aufgabe, idealerweise auch in der Eventplanung. Ihre Deutschkenntnisse sind mündlich und schriftlich ausgezeichnet, in Englisch können Sie sich ebenfalls gut ausdrücken. Ihre MS-Office-Kenntnisse sind versiert, Excel ist kein „spanisches Dorf“ für Sie. Zu Ihren Stärken zählen Sie eine gute Prioritätensetzung, die Fähigkeit, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, eine selbstständige Arbeitsweise sowie Dienstleistungsorientierung. Zu Ihren persönlichen Stärken zählen Sie Zuverlässigkeit, Diskretion, Humor, Eigenverantwortlichkeit, Teamfähigkeit und eine positive Lebenseinstellung.

Wir bieten
Unsere Kundin bietet Ihnen eine nachhaltige und sinnstiftende Tätigkeit in einem eingespielten Team in einem gesellschaftlich relevanten Umfeld. Zudem einen Arbeitsplatz an zentraler Lage in Zürich-City, die Möglichkeit für Homeoffice, attraktive Pensionskassen-Packages, Vergünstigungen bei Mensen, Restaurants und Sportangeboten sowie diverse Weiterbildungsmöglichkeiten. Interessiert? Frau Rosa Katharina Meyer freut sich auf Ihre vollständigen elektronischen Bewerbungsunterlagen an rme@art-of-work.ch und steht bei Fragen gerne zur Verfügung.


Weitere interessante Stellen finden Sie unter www.art-of-work.ch/bewerber/offene-stellen